A Prefeitura Municipal de Taguaí, por meio do prefeito Edinho Fundão e do vice-prefeito Rafael Corona, está implantando um importante e pioneiro projeto de digitalização de documentos públicos no município.
A digitalização do acervo histórico de Taguaí ganhou uma plataforma à altura do desafio. A Prefeitura escolheu o KeyDrive, solução de gestão documental da W3K Tecnologia, para transformar livros e registros em documentos digitais que podem ser preservados, pesquisados e consultados com segurança.
O projeto avança em duas frentes: converter o papel em cópias digitais legíveis e governar esse acervo ao longo de todo o seu ciclo de vida.
Tecnologia a serviço da história local
“Mais tecnologia, organização, transparência e preservação da história de Taguaí”, resumiu a administração municipal.
O projeto envolve uma atuação conjunta da Coordenadoria de TI e da Coordenadoria de Digitalização da Prefeitura Municipal de Taguaí, unindo tecnologia, organização e preservação da memória do município.
O desafio de preservar o acervo histórico sem restringir o acesso
O desgaste natural de livros, revistas e arquivos fiscais ou técnicos é um desafio contínuo para instituições públicas e privadas. Cada consulta ao documento físico o expõe a novo manuseio, e o acesso à informação precisa continuar disponível.
Em um acervo histórico, a equação é ainda mais sensível. Os registros são insubstituíveis, e a memória da cidade depende da integridade do material original.
Estudo técnico e capacitação antes da implantação
Antes de implantar o sistema, a Prefeitura realiza, desde 2025, estudos técnicos de viabilidade para definir a melhor forma de estruturar o projeto e encontrar uma empresa especializada em suporte e capacitação dos servidores municipais.
A parceria foi firmada com a W3K, que atua desde 2011 com soluções de Governança da Informação no Brasil e no exterior. A iniciativa inclui o treinamento dos servidores, para que o conhecimento fique dentro da administração municipal.
Do papel ao acervo pesquisável
A digitalização utiliza reconhecimento óptico de caracteres (OCR), tecnologia que converte livros fiscais, históricos e técnicos, além de revistas, em cópias digitais de alta fidelidade e legibilidade.
O OCR também muda a forma de consultar o acervo. Em vez de folhear volumes, o servidor pesquisa dados dentro dos próprios arquivos. A consulta fica mais rápida, e o documento original sofre menos manuseio.
Onde os drives comuns armazenam, o KeyDrive protege e gerencia
Digitalizar é o primeiro passo. Um acervo digital sem controle apenas troca o risco do papel pelo risco do arquivo solto.
O KeyDrive combina a facilidade de uso de um drive em nuvem com a segurança, o controle e a rastreabilidade de um ECM corporativo (sistema de gestão de conteúdo para organizações). Na prática, a plataforma entrega:
- Busca por conteúdo: o documento é encontrado pelo que informa, graças ao reconhecimento e à indexação do texto.
- Controle de acesso: cada informação fica disponível para as pessoas certas.
- Rastreabilidade: o histórico de uso e de movimentação dos documentos fica registrado.
- Temporalidade: o ciclo de vida documental é organizado, com regras sobre por quanto tempo cada documento é mantido.
- Assinatura digital, validação e trilha de auditoria: mais autenticidade e controle para documentos e processos que exigem conformidade.
- Acesso seguro na nuvem: disponibilidade com proteção e governança, sem servidor próprio para manter.
Um acervo preservado, pesquisável e protegido
O resultado é um acervo que deixa de depender do manuseio do papel e passa a ser preservado, pesquisado e protegido como patrimônio acessível. O caso mostra que guardar a memória de uma cidade exige também saber quem acessa cada documento.
Acompanhe o KeyDrive no Instagram
Preservar a história de uma cidade começa pela forma como os documentos são organizados, protegidos e disponibilizados. Siga o @key.drive no Instagram e fique por dentro de como a tecnologia pode transformar a gestão documental da sua organização.
