Agilidade, praticidade e organização que aumentam a produtividade e trazem eficiência e segurança. Estes são ganhos que Eduardo Chies, membro da administração da Roque Chies Empreendimentos, destaca sobre o KeyDrive, plataforma de gestão documental da W3K para troca, armazenamento e gerenciamento eficiente de documentos em nuvem.
Gestão de documentos com estrutura leve e fácil de usar
“A estrutura da solução é leve e amigável. Com ela, fazemos o gerenciamento de informações, temos acesso aos documentos de forma organizada e prática”, comenta Eduardo. “Além disso, a usabilidade do KeyDrive é surpreendentemente fácil, o que possibilitou que, ao longo do tempo em que fomos implementando o sistema, nossos usuários se tornassem cada vez mais independentes na utilização da ferramenta, ganhando em simplificação e eficiência no acesso aos documentos”, complementa.
A plataforma, conforme o cliente, não apenas centraliza as informações, mas também oferece uma busca simplificada, indexação automática de conteúdo e OCR nativo para acesso a documentos escaneados, o que é essencial para tornar a busca por documentos mais fácil e rápida. Isso agiliza o cotidiano da empresa, que atua no ramo de empreendimentos imobiliários desde 1988, em especial na área da incorporação de edifícios de alto padrão, gerenciando complexos como Attimo, Andaluz e Bella Farnese, em alguns dos bairros mais nobres da capital gaúcha.
“Com o KeyDrive, temos os ganhos que já relatei, e com recursos que garantem a segurança dos documentos, o que agrega um valor significativo”, ressalta Eduardo. “Definimos nossa busca por documentos nesta plataforma como fácil, instantânea e segura”, acrescenta.
Velocidade e praticidade na busca e pesquisa
O executivo detalha que, ao digitar ou pesquisar informações e arquivos no KeyDrive, a rapidez no retorno das respostas dá agilidade ao trabalho das equipes envolvidas.
Além disso, a plataforma torna os documentos consistentes e validados, com controles de revisão e duplicidade que mantêm os arquivos organizados, enquanto o workflow de validação com assinatura eletrônica permite colaboração segura entre empresas, criando trilhas de auditoria confiáveis.
Isso, segundo Eduardo, traz ainda mais ganhos ao dia a dia da Roque Chies, fazendo com que os processos e tarefas da empresa também ganhem em eficácia.
Suporte e comunicação: fator positivo
Outro ponto positivo, conforme o cliente, está na interação com a W3K. “Sempre que precisamos de suporte, o retorno é rápido, as dúvidas são sanadas quase que imediatamente”, atesta ele. “O atendimento humanizado, com suporte sempre ágil e prestativo, também foi um grande diferencial”, finaliza ele.
Recursos e funcionalidades do KeyDrive
O KeyDrive combina a facilidade de uso de um drive em nuvem com a segurança, o controle e a rastreabilidade de um ECM corporativo. Para tornar a gestão de documentos mais eficiente, a plataforma oferece uma gama de funcionalidades, entre elas:
- Acesso seguro na nuvem
- Controle de revisão
- Upload simplificado em massa
- Visualizador integrado
- Workflow configurável
- Certificação digital
- Suporte a vários idiomas
- API completa
- OCR e busca por conteúdo (full text retrieval)
Assim como os ganhos obtidos pela Roque Chies Empreendimentos, outras empresas de todos os segmentos podem se beneficiar desta plataforma, melhorando a organização de documentos, a eficiência da busca e a colaboração.
“Com todos os ganhos, reafirmamos também a implementação e o suporte à solução, que tem sido bem-sucedidas ao longo de todo o projeto, fazendo desta uma solução essencial na organização e incremento da agilidade de nossas rotinas”, enfatiza Eduardo Chies.
Acompanhe o KeyDrive
Para conhecer mais sobre a plataforma KeyDrive e entender como seus recursos podem beneficiar também o seu negócio, acompanhe os conteúdos do KeyDrive sobre gestão documental, segurança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, além de outros cases de empresas que já utilizam a plataforma.
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